Un contratto fatto come si deve.

Come abbiamo già visto, il primo atto che il cliente deve sottoscrivere è una lettera d’incarico.

È fondamentale far capire al cliente la necessità di sottoscrivere questo documento perché serve a tutelare entrambe le parti da eventuali problemi che potrebbero sorgere in tutte le fasi in cui si qualificherà l’intervento richiesto.

La lettera di incarico, che non è altro che un contratto tra il progettista ed il cliente, contiene principalmente i seguenti elementi:

• generalità del committente;
• generalità del progettista;
• prestazioni concordate;
• costo delle prestazioni;
• i tempi per l’espletamento dell’incarico;
• altre condizioni ritenute vincolanti considerando la particolarità dell’intervento.

Il contratto deve puntualizzare tutti gli aspetti, da quelli più evidenti a quelli più nascosti e di cui il cliente può non essere a conoscenza.

ASID Professional Practice Manual

In questo libro, edito dalla American Society of Interior Designers, ne vengono elencati tredici:

1. Definire chiaramente il tipo di servizi: specificare lo standard di servizi offerti, i servizi che richiedono un sovraccosto, le scadenze dei pagamenti della parcella;
2. Ottenere approvazioni scritte: il contratto deve prevedere che eventuali prestazioni extracontrattuali o modificative dei termini del contratto debbano essere anch’esse pattuite per iscritto;
3. Richiedere un acconto: il contratto deve prevedere alla firma un acconto, il cui ammontare sarà detratto dalla parcella;
4. Proprietà dei disegni e dei documenti contrattuali: occorre specificare che il committente non può usare i disegni e i documenti contrattuali a meno che non abbia ottenuta l’autorizzazione scritta dall’Autore. In tutti i documenti può essere opportuno indicare il copyright (copyright + nome dell’Autore + anno);
5. Documentare tutte le comunicazioni formali e informali: occorre che, a termini di contratto, il committente firmi per accettazione i documenti alla fine di ciascuna fase del progetto e approvi esplicitamente tutte le eventuali varianti. È bene, comunque, tenere nota di tutte le comunicazioni telefoniche, gli incontri a studio o in cantiere, i cambiamenti e le richieste approvate dal committente stesso;
6. Diritto a recedere dal contratto: avocare il diritto di cessare le prestazioni professionali, riprendersi i documenti e rescindere il contratto senza alcuna penale se il committente non paga con regolarità le prestazioni, se fallisce oppure non può proseguire nei lavori per circostanze che non dipendono dalla volontà del progettista;
7. Arbitrato: includere nel contratto un articolo che stabilisca che qualsiasi controversia debba essere risolta tramite arbitrato, fissi il criterio per scegliere l’arbitro (ad es. stabilire una terna arbitrale con un professionista scelto dal committente, uno dal progettista e uno dall’ordine degli architetti della Provincia nella quale si svolgono i lavori);
8. Evidenziare i problemi: informare il committente di tutti i potenziali problemi e di tutti i fatti che richiedono una immediata attenzione o approvazione;
9. Prevedere i ritardi: prevedere un articolo che assolve il progettista dei ritardi causati dal committente, da fornitori o da altre circostanze che non siano da addebitare al progettista stesso;
10. Aderenza alle normative: evidenziare quale siano le normative che devono essere rispettate. Scagionare il progettista dall’uso inappropriato degli elaborati grafici e dei documenti progettuali (ad es. nel caso che il committente adoperi i disegni per eseguire lavori non preventivamente autorizzati dall’autorità comunale);
11. Specificare materiali appropriati: specificare che saranno previsti solo materiali e prodotti sicuri e, comunque, pari o superiori agli standard comunemente accettati. Specificare che il progettista non può essere ritenuto responsabile di difetti o scarse prestazioni dovuti ad errori di fabbricazione o ad una cattiva scelta del materiale, operata in contrasto con le indicazioni del progettista stesso;
12. Direzione dei lavori: prevedere esplicitamente il tipo di verifiche che verranno effettuate nel corso dei lavori. Stabilire e se ci sarà assistenza di cantiere, direzione lavori, supervisione artistica. Evidenziare che il tecnico non è responsabile di cattive esecuzioni dei lavori se il commettente, i suoi consulenti o l’appaltatore effettuano cambiamenti senza notificarne ed ottenerne esplicita approvazione. Evidenziare anche che il tecnico non è responsabile, se non in qualità di controllore, delle cattive prestazioni offerte dall’appaltatore;
13. Ordini di acquisto: prevedere che il progettista non effettuerà alcun ordine per conto del committente, a meno di non averne ottenuta una esplicita richiesta scritta, e il versamento, prima dell’ordine, di una somma pari ad almeno il 50% dell’ammontare con garanzia di saldo della residua somma prima della consegna.

Inutile dire che quanto più è completa e attenta, tanto più la lettera d’incarico consentirà al progettista di evitare problemi in fase di giudizio.

I vari Ordini, nel corso degli anni, hanno pubblicato sui loro siti varie lettere d’incarico, a seconda della tipologia di lavoro da effettuare… ognuno di noi potrà trovare quella che più soddisfa le proprie esigenze.

Io, inserita in un sistema di documentazione specifico, ho preso spunto da alcune di queste e ne ho creata una che fosse specifica per i lavori di ristrutturazione, e quindi per la committenza privata. La puoi trovare nell’area Risorse.

E tu, hai l’abitudine di far firmare la lettera d’incarico al tuo cliente?